§ 1 1. Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) oraz w związku z art. 24 ust.1 oraz art. 25 ust. 1 pkt. 1 i 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) powołuje się Komisję ds. przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa, zwaną dalej Komisją ds. Naruszeń lub Komisją. 2. W skład Komisji ds. Naruszeń powołuje się: 1) Panią Ewę Iczakowską, 2) Panią Bogumiłę Plaszczak, 3) Panią Katarzynę Śliwińską. 3. Wyznacza się Panią Ewę Iczakowską do wykonywania funkcji Koordynatora 4. Wyznacza się Panią Bogumiłę Plaszczak do prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych. § 2 1. Do zakresu zadań Komisji ds. Naruszeń należy, w szczególności 1) przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa na zasadach i w trybie przyjętym w Procedurze Zgłoszeń Wewnętrznych obowiązującej w Urzędzie Gminy Kleszczewo. 2) podejmowanie działań następczych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniom prawa, do których należą m.in.: a) prowadzenie postępowań wyjaśniających, w tym przeprowadzanie dowodów, wysłuchanie sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, świadków, współpracowników czy innych osób uczestniczących w postępowaniu wyjaśniającym, b) komunikowanie się z sygnalistą, występowanie do sygnalisty o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji o przyjęciu zgłoszenia lub odmowie jego przyjęcia oraz przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej o podjętych lub planowanych działaniach następczych i naprawczych, c) wszczynanie kontroli lub odpowiednio postępowań administracyjnych, cywilnych, karnych w tym wnoszenie oskarżenia oraz podejmowanie działań w celu odzyskania środków finansowych, d) zamknięcie procedury realizowanej w ramach Wewnętrznej Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa; 3) prowadzenie Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych. 2. Każdy z członków Komisji, o której mowa w § 1 ust. 1 niniejszego Zarządzenia uprawniony jest do przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa. 3. Natomiast podejmowanie wszelkich działań następczych, o których mowa w ust. 1 pkt. 2 powyżej, następuje w co najmniej składzie dwuosobowym. Komisja podejmuje uchwałę w przedmiocie wyznaczenia składu właściwego do podejmowania działań następczych w konkretnym przypadku zgłoszenia. Uchwała, o której mowa w zdaniu poprzednim winna być podjęta niezwłocznie nie później, niż w terminie 3 dni od dnia wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa. Uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów. 4. Koordynator ds. zgodności stoi na czele Komisji ds. Naruszeń i do jego zadań należy w szczególności : 1) koordynowanie zadań członków Komisji ds. Naruszeń, 2) uczestniczenie w procesie weryfikacji zgłoszenia, 3) kontrola i nadzorowanie działań podejmowanych przez składy Komisji prowadzące postępowanie wyjaśniające, poprzez wydawanie wiążących poleceń co do sposobu postępowania oraz proponowanych działań naprawczych, 4) kontrola i nadzór nad prowadzeniem Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych. § 3 Pracodawca gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób § 4 1. Członkowie Komisji w wykonywaniu swoich zadań są bezstronni. 2. Członkowie Komisji zapewniają ochronę poufności i tożsamości sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, w tym osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązanej z sygnalistą. 3. Członkowie Komisji posiadają pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu a także osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą. 4. Członkowie Komisji są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. 5. Członkowie Komisji po otrzymaniu zgłoszenia naruszenia przetwarzają dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są przez nich zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. 6. Członkowie Komisji usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania tj. po upływie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo administracyjnych. Z usunięcia danych oraz zniszczenia dokumentów Komisja sporządza protokół. 7. Członkowie Komisji zostali poinformowani o przepisach karnych i odpowiedzialności karnej w przypadku ujawnienia tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą. 8. Członkowie Komisji zostali przeszkoleni w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz zapoznani z obowiązującymi w Urzędzie Gminy Kleszczewo Politykami Ochrony Danych Osobowych oraz pozostałą dokumentacją z zakresu bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych oraz zobowiązani do ich przestrzegania. § 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
ds. zgodności.