z dnia 30 grudnia 2011 r.

w sprawie :    prowadzenia kontroli  wewnętrznej   w  jednostkach organizacyjnych gminy.

Na podstawie art. 33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990r.  o samorządzie gminnym ( tekst jednolity z 2001r. Dz.U. Nr 142, poz.1591 ze zmianami), art.69 ust.1 pkt. 3  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz.1240 ze zmianami)  zarządza się, co następuje:

§ 1

Celem zapewnienia  funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych gminy  wprowadzam  Regulamin  kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych  gminy, brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

        Załącznik do Zarządzenia Nr 75/2011

        Kierownika Urzędu Gminy  z dnia 30 grudnia 2011 r.

Regulamin kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych gminy.

§ 1

1.     Regulamin kontroli wewnętrznej  w jednostkach organizacyjnych jest dokumentem, który określa  zasady  przeprowadzania kontroli wewnętrznej w tych jednostkach.

2.     Kontrola wewnętrzna jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu go ze stanem wymaganym w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach, sposobu postępowania oraz sformułowania wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu wyeliminowanie  nieprawidłowości  a także usprawnienie pracy jednostki kontrolowanej.

§ 2

System kontroli wewnętrznej  w jednostkach organizacyjnych niezależnie od uregulowań  ustalonych  w poszczególnych jednostkach organizacyjnych  obejmuje;

1.        Samokontrolę prawidłowości wykonania własnej pracy. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy jednostki organizacyjnej, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z ustalonymi zakresami czynności  obejmującymi obowiązki uprawnienia i odpowiedzialność.

2.        Kontrolę funkcjonalną sprawowaną w ramach obowiązku nadzoru przez  osoby zajmujące stanowiska kierownicze w jednostkach organizacyjnych.

3. Kontrolę  instytucjonalną, która  może być prowadzona przez:

1)    Wójta Gminy  lub upoważnionego  przez Wójta Gminy pracownika Urzędu Gminy lub

2)    usługodawcę  zewnętrznego.

§ 3

1.     Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy jednostek organizacyjnych bez względu na zajmowane stanowisko oraz rodzaj wykonywanej pracy.

2.     Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych zadań w toku codziennego wykonywania obowiązków służbowych i polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez każdego z pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, regulacje i procedury wewnętrzne oraz obowiązki wynikające z zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień  niniejszego regulaminu.

3.     W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany :

1)    podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,

2)    niezwłocznie poinformować bezpośredniego przełożonego o stwierdzonych nieprawidłowościach.

4.     Przełożony, który powziął informację o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie  podjąć decyzję  w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do przedmiotowych nieprawidłowości.

5.     Do czynności samokontroli zalicza się również różne formy konsultacji, zarówno przed jak i po wykonaniu danej pracy, studiowanie przepisów z ich interpretacją.

§ 4

1.     Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach  kierowniczych  w  jednostkach organizacyjnych.

2.      Kontrola funkcjonalna jest realizowana również przez osoby, zatrudnione na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji i  procesów, dla których obowiązki związane z kontrolą funkcjonalną zostały ustalone w zakresach czynności, bądź które do wykonywania tej kontroli zostały uprawnione na podstawie odrębnych przepisów i upoważnień.

§ 5

Kontrola instytucjonalna może być prowadzona przez:

1)    Wójta Gminy lub upoważnionego przez Wójta Gminy  pracownika Urzędu Gminy  lub

2)    usługodawcę  zewnętrznego.

§ 6

Kontrole instytucjonalną w jednostkach organizacyjnych  zleca Wójt Gminy.

§ 7

Kontrolujący jest upoważniony do :

1.     wglądu do wszelkich dokumentów i materiałów związanych  z działalności jednostki,

2.     żądania od kontrolowanego udzielania wyjaśnień oraz informacji związanych  z przedmiotem kontroli,

3.     wystąpienia  w razie potrzeby do Wójta  z wnioskami w przypadku uzasadnionej potrzeby.

§ 8

1.     Podstawą wszczęcia kontroli  instytucjonalnej jest pisemne upoważnienie wydane przez Wójta Gminy. Wzór upoważnienia  stanowi  załącznik  do niniejszego Regulaminu.

2.     Przedmiot i zakres tematyczny kontroli oraz  przewidywany czas trwania kontroli  określony  jest w upoważnieniu.

3.     Kontrole przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostkach organizacyjnych  w sposób nie powodujący w miarę możliwości  przerw w normalnym toku pracy.

4.     O terminie kontroli zawiadamia się  kierownika jednostki  na 3 dni  przed rozpoczęciem kontroli.

5.     Każdy kierownik  jednostki ma obowiązek dostarczenia żądanych dokumentów oraz udzielania wszelkich wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli.

§ 9

1.     Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu pokontrolnego.

2.     Protokół z kontroli  powinien  być sporządzony  w ciągu 7 dni od dnia zakończenia  kontroli.

3.     Protokół z kontroli powinien zawierać, w szczególności:

1)       oznaczenie komórki podlegającej kontroli, imię i nazwisko  osoby kontrolowanej,

2)       imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer i datę upoważnienia do przeprowadzania kontroli;

3)       datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,

4)       opis czynności kontrolnych,

5)       uwagi i wnioski z kontroli,

6)       zalecenia pokontrolne,

7)       podpisy osób: kontrolowanej i kontrolującej.

4.     Protokół z kontroli  przedkłada się  Wójtowi Gminy.

5.     Kierownikowi jednostki organizacyjnej przysługuje prawo zgłoszenia kontrolującemu, w terminie  14 dni od dnia sporządzenia protokołu, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli.

6.     Kontrolowany zobowiązany jest niezwłocznie, bądź  w ustalonym w protokole terminie wykonać zalecenia pokontrolne i  pisemnie powiadomić Wójta  o podjętych działaniach naprawczych.

Załącznik do Regulaminu kontroli wewnętrznej- załącznika do Zarządzenia Nr 75/2011 Wójta Gminy  z dnia 30 grudnia 2011r.

                                                           ……………………………….., dnia……………….

                                                                       ( miejscowość)

UPOWAŻNIENIE

Nr……./…..

                 ^rok

 Na podstawie § 8  ust. 1  Regulaminu kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych gminy  - Załącznika  do  Zarządzenia  Nr 75/2011 Wójta Gminy Kleszczewo  z dnia  30 grudnia 2011r.

upoważniam

……………………………………………………………………………………

(imię i nazwisko)

………………………………………………………………………………………..

(stanowisko służbowe)     lub podmiot gospodarczy, osoba fizyczna działająca na zlecenie

do przeprowadzenia kontroli  w

………………………………………………………………………………………

( nazwa  jednostki organizacyjnej gminy)

W zakresie : …………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………….

(przedmiot i zakres tematyczny kontroli)

Termin rozpoczęcia kontroli  i  termin jej zakończenia:………………………………

                                                                                  ……………………………..

                                                                                            ( podpis wójta)