z dnia 24 listopada 2005r.

w sprawie: instrukcji obiegu i kontroli dokumentów dotyczących realizacji projektów w ramach Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego.

Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zmianami) zarządza się co następuje:

§ 1

Wprowadza się instrukcję obsługi i kontroli dokumentów dotyczących realizacji projektów w ramach Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia.

§2

Za wykonanie zarządzenia odpowiada Skarbnik Gminy oraz pracownicy wyszczególnieni w Zarządzeniu.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

Załącznik do Zarządzenia

Nr 53/2005 Wójta Gminy

Kleszczewo z dnia

24 listopada 2005r.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów dotyczących realizacji projektów w ramach Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego.

1. Przygotowanie materiałów i sporządzenie wniosku o współfinansowanie inwestycji.

Za ustalenie całkowitego kosztu projektu inwestycji, właściwe zaliczenie wydatków do wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych oraz przygotowanie wniosku o dofinansowanie oraz złożenie w terminie kompletnego wniosku odpowiedzialnym jest Pan Leszek Bezler - podinspektor do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa w Referacie infrastruktury komunalnej i budownictwa.

Pracę nadzoruje i kontroluje Kierownik referatu infrastruktury komunalnej i budownictwa- Pani Barbara Błoch.

2. Ogłoszenie przetargu

Za przygotowanie materiałów do przetargu, ogłoszenie przetargu odpowiedzialny jest Pan Leszek Bezler - podinspektor do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa. Pracę nadzoruje i kontroluje Kierownik referatu infrastruktury komunalnej i budownictwa- Pani Barbara Błoch.

Ocenę złożonych ofert przetargowych oraz sporządzeniem dokumentacji przetargowej odpowiedzialna jest komisja powołana oddzielnym Zarządzeniem przez Wójta Gminy.

3. Umowy

Po rozstrzygnięciu przetargu zawierana jest umowa z wykonawcą. Umowę podpisuje Wójt Gminy - Pan Bogdan Kemnitz, a Skarbnik Gminy - Pani Mirosława Nowak składa podpis stanowiący kontrasygnatę. Oryginał umowy pozostaje na stanowisku pracy Pana Leszka Bezlera - podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - osoby przygotowującej komplet dokumentów w referacie infrastruktury komunalnej i budownictwa.

Kserokopię umowy przekazuje się do Skarbnika Gminy - Pani Mirosławy Nowak. Umowę dofinansowania ze środków Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego podpisuje Wójt Gminy - Pan Bogdan Kemnitz oraz Skarbnik Gminy - Pani Mirosława Nowak.

4. Faktury lub inne równoważne dokumenty.

Przez równoważne dokumentu rozumie się: rachunek, polecenie wyjazdu służbowego, listę płac, zawiadomienie o wysokości naliczonych odsetek od pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska w Poznaniu, polecenie księgowania. Przekazywane pocztą faktury i rachunki Wójt Gminy - Pan Bogdan Kemnitz kieruje do Skarbnika Gminy - Pani Mirosławy Nowak, dokumenty przekazywane są dalej do Pana Leszka Bezlera - podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - pracownika referatu infrastruktury komunalnej i budownictwa, który przeprowadza wstępną kontrolę polegającą na kontroli faktury i sprawdzeniu poprawności załączonego do faktury protokołu podpisanego przez wykonawcę, inspektora nadzoru oraz przedstawiciela Gminy Pana Leszka Bezlera - podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa.

Protokół końcowy podpisuje również Wójt Gminy - Pan Bogdan Kemnitz).

Faktura przekazywana jest do sprawdzenia zgodności zamówienia z ustawą Prawo zamówień publicznych - zgodność tę potwierdza swoim podpisem Pani Marta Polakkpodinspektor do spraw obsługi rady i promocji gminy.

Komplet dokumentów przekazywany jest do księgowości na stanowisko podinspektora do spraw księgowości budżetowej - Pani Moniki Karwowskiej-Stanickiej, która sprawdza dokumenty pod względem formalno - rachunkowym tj. kontroli polegającej na stwierdzeniu, czy dowód wystawiony został w odpowiedniej formie, czytelnie, starannie, trwałym pismem, czy zawiera wszystkie cechy oraz czy zgodny jest rachunkowo. Pracownik księgowości dekretuje dowód księgowy i przekazuje do sprawdzenia pod względem merytorycznym - polegającym na sprawdzeniu zasadności dokonanej operacji gospodarczej do Sekretarza Gminy - Pani Genowefy Przepióra. Faktura przekazywana jest do Skarbnika Gminy - Pani Mirosławy Nowak, celem sprawdzenia zgodności wydatku z planem budżetowym i zaakceptowaniu do wypłaty. Następnie fakturę kontroluje i akceptuje do wypłaty Wójta Gminy - Pan Bogdan Kemnitz lub Zastępca Wójta - Pani Genowefa Przepióra.

5. Regulowanie należności

Faktura lub inne równoważące dokumenty, na których złożone są wszystkie wymagane podpisy zostaje zapłacona przelewem lub w innej formie przewidzianej umową. Przelew podpisuje Wójt Gminy - Pan Bogdan Kemnitz lub jego Zastępca – Pani Genowefa Przepióra oraz Skarbnik Gminy - Pani Mirosława Nowak. Faktury lub inne równoważne dokumenty pozostają w księgowości.

6. Wniosek o środki.

Wniosek o środki z Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego przygotowuje podinspektor do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Pan Leszek Bezler, poprawność wniosku sprawdza Skarbnik Gminy – Pani Mirosława N owak.

Kopia wniosku pozostaje na stanowisku pracy podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa -Pana Leszka Bezlera.

7. Przechowywanie dokumentów

Komplet dokumentów określonych w pkt. 1, 2, 3, 6 odpowiednio opisany przechowywany będzie w oddzielnych segregatorach w Referacie infrastruktury komunalnej i budownictwa, na stanowisku Podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Leszka Bezlera.

Dokumenty przechowywane będą przez okres oznaczony w umowie o dofmansowanie zadania.

8. Pozostałe uregulowania.

Do podpisywania upoważnieni są:

1. Pism wychodzących dotyczących spraw z zakresu prowadzonych inwestycji Wójt Gminy - Pan Bogdan Kemnitz i jego Zastępca - Pani Genowefa Przepióra.

2. Stwierdzenia za zgodność kserokopii z oryginałem Pan Leszek Bezler - podinspektor do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa. Pani Genowefa Przepióra - Sekretarz Gminy, Pani Mirosława Nowak - Skarbnik Gminy.

3. Wniosek o płatność Wójt Gminy Bogdan Kemnitz lub jego Zastępca Genowefa Przepióra i Skarbnik Gminy - Pani Mirosława Nowak lub inne osoby określone w umowie o dofinansowanie zadania.

4. Opisywanie faktur:

- wstępna kontrola zgodności załączonych załączników do faktury `podinspektor do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Pan Leszek Bezler,

- pod względem ustawy Prawo zamówień publicznych - podinspektor do spraw obsługi rady i promocji gminy- Pani Marta Polak,

- pod względem formalno - rachunkowym - podinspektor do spraw księgowości budżetowej - Pani Monika Karwowska-Stanicka,

- pod względem merytorycznym-Sekretarz Gminy - Pani Genowefa Przepióra,

- pod względem zgodności z planem budżetowym oraz zatwierdzenie do wypłaty - Skarbnik Gminy - Pani Mirosława N owak,

- zatwierdzenie do wypłaty - Wójt Gmin - Pan Bogdan Kemnitz lub jego Zastępca - Pani Genowefa Przepióra.

10. Raportowanie, monitorowanie oraz audyt

Za przygotowanie, przekazanie raportów i audytu oraz monitorowanie projektów odpowiedzialni są:

- za sprawy techniczne - podinspektor ds. gospodarki przestrzennej i budownictwa ¸Pan Leszek Bezler,

- za sprawy finansowe - Skarbnik Gminy - Pani Mirosława N owak. Prace kontroluje i nadzoruje Wójt Gminy.

11. Zastępstwa

W razie nieobecności w pracy wymienionych wyżej osób w zastępstwie dokumenty sprawdzają i podpisują:

- Pana Leszka Bezlera - podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Pani Barbara Błoch - Kierownik referatu infrastruktury komunalnej i budownictwa,

- Pani Marty Polak - podinspektora do spraw obsługi rady i promocji gminy - Pan Leszek Bezler - podinspektor do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa,

- Pani Moniki Karwowskiej-Stanickiej- podinspektora do spraw księgowości budżetowej - Pani Mirosława Nowak - Skarbnik Gminy,

- Pani Genowefy Przepióra - Sekretarza Gminy - Pan Bogdan Kermnitz - Wójt Gminy,

- Pana Bogdana Kemnitz - Wójta Gminy -Pani Genowefa Przepióra - Zastępca Wójta.