ZARZĄDZENIE Nr 7/2014
Wójta Gminy Kleszczewo z dnia 24 lutego 2014 r. w sprawie : wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro. Na podstawie art. 33 ust. 1, w związku art. 31, ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2013r. poz. 594 ze zmianami) zarządzam, co następuje: § 1 Wprowadza się w Urzędzie Gminy Kleszczewo regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia. § 2 Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom wykonującym czynności z zakresu zamówień publicznych. § 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 marca 2014r. Załącznik do Zarządzenia Nr 7/2014 Wójta Gminy Kleszczewo z dnia 24 lutego 2014 r. Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro § 1 1. Regulamin obowiązuje w zakresie udzielenia zamówień na dostawy, wykonywanie usług i robót budowlanych, do których zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013r. poz. 908 ze zmianami) nie stosuje się przepisów tej ustawy, a źródłem finansowania są środki publiczne. 2. Regulamin został opracowany w celu zapewnienia jawności, przejrzystości, efektywności, oszczędności i terminowości w wydatkowaniu środków publicznych zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( tekst jednolity z 2013r. poz. 885 ze zmianami). 3. Regulamin określa zasady i procedury oraz obieg dokumentów związanych z przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień ze środków publicznych w Urzędzie Gminy Kleszczewo, których wartość szacunkowa (netto) nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. § 2 1. Ramowe procedury udzielania zamówień o wartości poniżej 14 000 euro uregulowano w następującym układzie: 1) zamówienia o wartości do 10.000 euro, 2) zamówienia o wartości przekraczającej 10.000 do 14 000 euro. 2. Do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 10.000 euro nie stosuje się postanowień niniejszego regulaminu. § 3 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadza pracownik merytorycznie odpowiedzialny za jego realizację. 2. Obowiązkiem pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za realizacje zamówienia jest bezstronne oraz staranne przygotowanie i przeprowadzenie postępowania. 3. Wymagania wobec Wykonawców ustala się biorąc pod uwagę, że dokonywanie wydatków musi następować w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Cena nie musi być jedynym kryterium oceny oferty. 4. Pracownik przeprowadza rozeznanie rynku mające na celu ustalenie wartości przedmiotu zamówienia. Rozpoznanie rynku może być przeprowadzone na podstawie dotychczasowych umów z ostatnich 2 lat , telefonicznie lub pisemnie pocztą, faxem lub drogą elektroniczną. 5. W celu wyboru Wykonawcy zamówienia o wartości od 10.000 do 14 000 euro, osoba prowadząca postępowanie występuje do potencjalnych Wykonawców z zapytaniem ofertowym w formie pisemnej. 1) zapytania ofertowe oraz składane przez Wykonawców oferty mogą być przekazywane pocztą, faksem lub drogą elektroniczną. Zapytania ofertowe należy kierować do co najmniej trzech wykonawców. 2) wykonawca przedstawia swoją ofertę w formie pisemnej. 3) zapytania ofertowe i oferty załącza się do protokołu zamówienia. 6. Wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 1 niniejszego regulaminu. 7. Nie należy kierować zapytań ofertowych do wykonawców, którzy wcześniej wykonali zamówienie dla zamawiającego z nienależytą starannością w szczególności: 1) nie wykonali zamówienia w terminie umownym z przyczyn leżących po ich stronie, 2) dostarczyli towary o niewłaściwej jakości, 3) nie wywiązali się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi, 4) wykonana usługa obarczona była wadą powodującą konieczność poniesienia dodatkowych nakładów finansowych lub prac przez zamawiającego. 8. Zaproszenie do złożenia ofert może być również zamieszczone na stronie internetowej Urzędu Gminy Kleszczewo. § 4 1. Zamówienia udziela się Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. 2. Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty. 3. Za ofertę najkorzystniejszą uważa się ofertę wybraną według kryteriów zawartych w zapytaniu ofertowym. 4. Dla zamówień o wartości od 10.000 do 14 000 euro pracownik sporządza każdorazowo protokół z przeprowadzonego postępowania. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 5. Protokół zamówienia wraz z załącznikami przedstawia się Wójtowi Gminy Kleszczewo w celu zatwierdzenia. 6. Udzielenie zamówienia zatwierdza Wójt Gminy Kleszczewo. 7. W przypadku zamówień o wartości od 10.000 do 14 000 euro, z wybranym wykonawcą zawiera się umowę w formie pisemnej. 8. Zobowiązanie finansowe może zostać podjęte po zabezpieczeniu na nie środków pieniężnych potwierdzonych przez Skarbnika Gminy na egzemplarzu zapytania ofertowego będącego w dokumentacji pracownika. 9. Za prawidłową realizację zamówienia odpowiada pracownik merytorycznie odpowiedzialny. 10. Egzemplarz podpisanej umowy pracownik merytorycznie odpowiedzialny zobowiązany jest przekazać do Referatu Gospodarki Finansowej- stanowisko ds. księgowości budżetowej II, w celu wpisania do rejestru zamówień. § 5 Na pisemny wniosek osoby prowadzącej postępowanie, w szczególnie uzasadnionych przypadkach lub ze względu na szczególny charakter i rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych uzasadnione jest zlecenie realizacji zamówienia konkretnemu wykonawcy, Wójt Gminy Kleszczewo może wyrazić zgodę na odstępstwa od stosowania niniejszego regulaminu. § 6 Dla zamówień o wartości od 10.000 do 14 000 euro Finansowej prowadzony jest rejestr zamówień na stanowisku ds. księgowości budżetowej II w Referacie Gospodarki Finansowej według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. § 7 Dokumentację z udzielonych zamówień przechowuje się przez okres zgodny z instrukcją kancelaryjną. Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro …………………………………………. ( pieczęć zamawiającego) Znak sprawy:…………….. Wykonawca ZAPYTANIE OFERTOWE Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Termin realizacji zamówienia ………………………………………………………….. Kryterium oceny ofert – cena .............% inne ................................................% Inne istotne warunki zamówienia przyszłej umowy określa załącznik do zapytania ofertowego. Ofertę prosimy przesłać w terminie ………………. na adres : Urząd Gminy Kleszczewo, 63-005 Kleszczewo ul. Poznańska 4, faxem ( 61 8176 184 ) lub pocztą elektroniczną na adres (………@ kleszczewo.pl ) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem (poczty elektronicznej/faxu/poczty tradycyjnej). Dodatkowych informacji udziela ……………… pod numerem telefonu 61 8176 033 wew. ……….. oraz adresem email: ……………………..@kleszczewo.pl ....................................... …………………………………. (podpis Skarbnika Gminy) (podpis kierownika jednostki Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro PROTOKÓŁ z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia o wartości od 10.000 do 14 000 euro 1. Opis przedmiotu zamówienia: …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………..... …………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2.Wartość zamówienia oszacowano w dniu ............................. na kwotę ................. co stanowi równowartość ...............euro (1euro = ...........zł) na podstawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych określona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 3. W dniu ........................................... zwrócono się do ...... niżej wymienionych wykonawców z zapytaniem ofertowym:
Lp. Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy Nr faxu Adres e-mail Forma wysłania zapytania 1. 2. 3.
4. W dniu ........................................... zamieszczono ogłoszenie o zamówieniu na stronie internetowej gminy.
5. Uzyskano następujące oferty na realizację zamówienia (cena oraz inne istotne elementy ofert):
|
Lp. |
Nazwa i adres wykonawcy |
Cena netto |
Cena brutto |
|
|
1. |
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
6. W wyniku analizy ofert przedmiotowe zamówienie udzielone zostanie:
....................................................................………………………………………………….
......................................................................................................................................
za cenę ..........................................................................................................................
7. Uzasadnienie wyboru:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
8. Postępowanie prowadził: ........................................................................................................
ZATWIERDZAM
………………………………..
Załącznik nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień
publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro
REJESTR UDZIELONYCH ZAMÓWIEŃ W …………. ROKU
|
Lp. |
Numer zamówienia |
Nazwa zamówienia |
Wykonawca – firma, adres |
Wartość umowy -brutto |
Data udzielenia zamówienia |
|
1) |
|
|
|
|
|
|
2) |
|
|
|
|
|
|
3) |
|
|
|
|
|
|
4) |
|
|
|
|
|
|
5) |
|
|
|
|
|
|
6) |
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|