z dnia 28 grudnia 2010 r.

w sprawie :  instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Kleszczewo.

Na podstawie art.  90 Rozporządzenia Rady (WE)  nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz  Funduszu Spójności  i uchylającego Rozporządzenie nr (WE) 1260/1999 ( Dz. Urz. UE L210), art. 19 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1826/2006 z dnia 8 grudnia 2006r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia  Rady (WE)  nr 1083/2006  ustanawiającego przepisy ogólne  dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności   oraz rozporządzenia  (WE) 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 08 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( tekst jednolity z 2001r. Dz.U. Nr 142 poz. 1591 ze zmianami)  zarządzam,  co następuje:

§ 1

Ustala się  instrukcję przechowywania i archiwizowania dokumentacji – beneficjenta środków i podmiotu realizującego projekty współfinansowane ze środków Unii Europejskiej, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się merytorycznym komórkom organizacyjnym Urzędu Gminy Kleszczewo  tj. stanowisku pracy ds.  działalności gospodarczej i funduszy unijnych oraz Skarbnikowi Gminy.

§ 3

Traci moc Zarządzenie Nr 44/2008 Wójta gminy Kleszczewo z dnia 30 grudnia 2008r. w sprawie instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Kleszczewo.

                                                                                                                                                     § 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem   20 stycznia 2011r. i ma zastosowanie do dokumentacji powstającej od dnia 01 stycznia 2011r.

                                                           Załącznik do Zarządzenia   Nr 62/2010

Wójta Gminy z dnia 28 grudnia 2010 r.

           INSTRUKCJA PRZECHOWYWANIA I ARCHIWIZOWANIA DOKUMENTACJI ZWIĄZANEJ Z REALIZACJĄ PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH PRZEZ

                                                                                                                                                          GMINĘ KLESZCZEWO

1.     Dokumentacja związana z realizacją projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej jest przechowywana w siedzibie merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Kleszczewo przez okres trwałości projektu, a następnie po jego upływie przekazywana jest  do archiwum zakładowego.

2.     Za przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków unijnych, w zależności od jej rodzaju, odpowiadają:

1)    Skarbnik Gminy  za oryginały dowodów księgowych,

2)    stanowisko  ds.  działalności gospodarczej i funduszy unijnych za kompletną dokumentację aplikacyjną.

3.     Wszystkie dokumenty dotyczące dotowanego projektu umieszcza się w oddzielnym segregatorze, którego grzbiet opatrzony jest logo Unii Europejskiej oraz takimi danymi jak: symbol (numer) projektu, nazwa programu operacyjnego, jego priorytetu oraz nazwa funduszu, w ramach którego projekt został dofinansowany.

4.     Segregatory z dokumentami, o których mowa w pkt. 3   przechowywane są w zamkniętych szafach.

5.     Ogólne zasady i tryb przechowywania i archiwizacji w Urzędzie Gminy Kleszczewo  dokumentów związanych z  realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Kleszczewo określają dodatkowo przepisy  Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz  instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania  archiwów zakładowych.