z dnia 04 czerwca 2014 r.

w sprawie :zmiany instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Kleszczewo.

Na podstawie art.  90 Rozporządzenia Rady (WE)  nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz  Funduszu Spójności  i uchylającego Rozporządzenie nr (WE) 1260/1999 ( Dz. Urz. UE L210), art. 19 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1826/2006 z dnia 8 grudnia 2006r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia  Rady (WE)  nr 1083/2006  ustanawiającego przepisy ogólne  dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności   oraz rozporządzenia  (WE) 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 08 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( tekst jednolity Dz.U.  z 2013r.  poz. 594 ze zmianami)  zarządzam,  co następuje:

§ 1

W instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji – beneficjenta środków i podmiotu realizującego projekty współfinansowane ze środków Unii Europejskiej, stanowiącej  załącznik do Zarządzenia Nr 62/2010 wprowadza się następujące zmiany:

1.     po pkt 1 dodaje się pkt 1a w brzmieniu:

Okres przechowywania dokumentów związanych z realizacją  projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych w archiwum zakładowym wynosi   10 lat od daty zakończenia trwałości projektu. Termin ten może zostać wydłużony na wniosek instytucji zarządzającej programem.

2.      po pkt 1a dodaje się pkt 1b w brzmieniu :

Do dokumentacji związanej ze  zrealizowanym projektem zaliczają się następujące dokumenty:

1)    Dokumentacja ogólna projektu:

a) wnioski o dofinansowanie oraz umowy o dofinansowanie projektu, w  przypadku dokonywania zmian w umowie – aneksy umów,

b) wnioski o płatność wraz z kompletem załączników,

c) korespondencja dotycząca projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do Umowy o dofinansowanie oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań z kontroli, itp.

2)    Dokumentacja finansowo-księgowa projektu:

a)     dokumenty potwierdzające poniesione koszty (faktury, rachunki, listy płac, deklaracje ZUS, US, polecenia księgowania PK, potwierdzenie przelewu/wpłata gotówki, wyciągi z rachunku bankowego, itp.), 

b)    wydruki operacji gospodarczych z księgi rachunkowej dotyczące realizowanego projektu w przypadku Beneficjentów, który prowadzą pełną księgowość na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. z późn. zm.

c)      wydruki z ewidencji księgowej za okres realizacji projektu, z ewidencji środków trwałych oraz ewidencji środków niematerialnych i prawnych, (jeżeli w ramach projektu dokonywano zakupu środków trwałych i/lub wartości niematerialnych),

d)     wydruki z rejestrów VAT oraz deklaracje VAT za okres realizacji projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia - jeżeli VAT stanowił koszt kwalifikowany w ramach projektu,

e)     polityka rachunkowości, zakładowy plan kont,

f)     oryginał dokumentu potwierdzający zastosowany sposób księgowania   operacji projektu.

3)    Dokumentacja merytoryczna z projektu:

a)     dokumenty dotyczące inwestycji budowlanych: protokoły zdawczo- odbiorcze, dokumentacja budowlana, pozwolenia, protokoły odbioru i protokoły konieczności, dziennik budowy, kosztorysy inwestorskie,  kosztorysy powykonawcze decyzje administracyjne dot. realizowanych inwestycji, studium wykonalności, itp.,

b)    dokumenty, których  sporządzenie ujęte było w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowanych lub niekwalifikowanych: analizy,  dedykowana dokumentacja, opinie, pozwolenia, kosztorysy,  raporty z badań, itp.

c)       materiały promujące projekt.

4)    Dokumenty dotyczące prowadzonych postępowań przetargowych:

a)    wszystkie niezbędne dokumenty zgodne z wymogami ustawy Prawo Zamówień Publicznych, tj.: ogłoszenia o zamówieniu i udzieleniu zamówienia, dokument potwierdzający przekazanie ogłoszeń do dzienników i biuletynów publikacyjnych, korespondencja z wykonawcami, specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami, wszystkie złożone oferty, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, wszelka dokumentacja środków ochrony prawnej, zwrotne potwierdzenia odbioru,  z wykonawcą,

b)    dokumentacje związane z wyborem wykonawców usług, robót budowlanych, dostaw związanych z realizowanym projektem, a prowadzone poza ustawą Prawo Zamówień Publicznych, np. ogłoszenie o poszukiwaniu wykonawcy, cenniki ofertowe.

5)    Inne dokumenty dotyczące projektu:

a)      informacje z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, wystąpienia pokontrolne, zalecenia pokontrolne wraz dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości),

b)    zarządzenia w sprawie archiwizacji,

c)     korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji przedmiotowego projektu,

d)     sprawozdania sporządzane w okresie trwałości projektu i korespondencji z nimi związanej,

e)     inne dokumenty związane z realizacją projektu nie wymienione wyżej.

§ 2

Jednolity tekst instrukcji  przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Kleszczewo  z uwzględnieniem zmian wprowadzonych w § 1 stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierza się merytorycznym komórkom organizacyjnym Urzędu Gminy Kleszczewo  tj. stanowisku pracy ds.  działalności gospodarczej i funduszy unijnych oraz Skarbnikowi Gminy.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem  podpisania.

                                                           Załącznik do Zarządzenia   Nr 20/2014

Wójta Gminy z dnia 04 czerwca  2014 r.

           INSTRUKCJA PRZECHOWYWANIA I ARCHIWIZOWANIA DOKUMENTACJI ZWIĄZANEJ Z REALIZACJĄ PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH PRZEZ

                                                                                                                                                          GMINĘ KLESZCZEWO

1.     Dokumentacja związana z realizacją projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej jest przechowywana w siedzibie merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Kleszczewo przez okres trwałości projektu, a następnie po jego upływie przekazywana jest  do archiwum zakładowego.

    1a. Okres przechowywania dokumentów związanych z realizacją  projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych w archiwum zakładowym wynosi   10 lat od daty zakończenia trwałości projektu. Termin ten może zostać wydłużony na wniosek instytucji zarządzającej programem.

    1b. Do dokumentacji związanej ze  zrealizowanym projektem zaliczają się następujące dokumenty:

1)    Dokumentacja ogólna projektu:

a)    wnioski o dofinansowanie oraz umowy o dofinansowanie projektu, w  przypadku dokonywania zmian w umowie – aneksy umów,

b)    wnioski o płatność wraz z kompletem załączników,

c)       korespondencja dotycząca projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do Umowy o dofinansowanie oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań z kontroli, itp.

2)    Dokumentacja finansowo-księgowa projektu:

a)     dokumenty potwierdzające poniesione koszty (faktury, rachunki, listy płac, deklaracje ZUS, US, polecenia księgowania PK, potwierdzenie przelewu/wpłata gotówki, wyciągi z rachunku bankowego, itp.), 

b)    wydruki operacji gospodarczych z księgi rachunkowej dotyczące realizowanego projektu w przypadku Beneficjentów, który prowadzą pełną księgowość na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. z późn. zm.

c)      wydruki z ewidencji księgowej za okres realizacji projektu, z ewidencji środków trwałych oraz ewidencji środków niematerialnych i prawnych, (jeżeli w ramach projektu dokonywano zakupu środków trwałych i/lub wartości niematerialnych),

d)     wydruki z rejestrów VAT oraz deklaracje VAT za okres realizacji projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia - jeżeli VAT stanowił koszt kwalifikowany w ramach projektu,

e)     polityka rachunkowości, zakładowy plan kont,

f)     oryginał dokumentu potwierdzający zastosowany sposób księgowania   operacji projektu.

3)    Dokumentacja merytoryczna z projektu:

a)     dokumenty dotyczące inwestycji budowlanych: protokoły zdawczo- odbiorcze, dokumentacja budowlana, pozwolenia, protokoły odbioru i protokoły konieczności, dziennik budowy, kosztorysy inwestorskie,  kosztorysy powykonawcze decyzje administracyjne dot. realizowanych inwestycji, studium wykonalności, itp.,

b)    dokumenty, których  sporządzenie ujęte było w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowanych lub niekwalifikowanych: analizy,  dedykowana dokumentacja, opinie, pozwolenia, kosztorysy,  raporty z badań, itp.

c)       materiały promujące projekt.

4)    Dokumenty dotyczące prowadzonych postępowań przetargowych:

a)    wszystkie niezbędne dokumenty zgodne z wymogami ustawy Prawo Zamówień Publicznych, tj.: ogłoszenia o zamówieniu i udzieleniu zamówienia, dokument potwierdzający przekazanie ogłoszeń do dzienników i biuletynów publikacyjnych, korespondencja z wykonawcami, specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami, wszystkie złożone oferty, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, wszelka dokumentacja środków ochrony prawnej, zwrotne potwierdzenia odbioru,  z wykonawcą,

b)    dokumentacje związane z wyborem wykonawców usług, robót budowlanych, dostaw związanych z realizowanym projektem, a prowadzone poza ustawą Prawo Zamówień Publicznych, np. ogłoszenie o poszukiwaniu wykonawcy, cenniki ofertowe.

5)    Inne dokumenty dotyczące projektu:

a)      informacje z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, wystąpienia pokontrolne, zalecenia pokontrolne wraz dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości),

b)    zarządzenia w sprawie archiwizacji,

c)     korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji przedmiotowego projektu,

d)     sprawozdania sporządzane w okresie trwałości projektu i korespondencji z nimi związanej,

e)     inne dokumenty związane z realizacją projektu nie wymienione wyżej.

2.     Za przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków unijnych, w zależności od jej rodzaju, odpowiadają:

1)    Skarbnik Gminy  za oryginały dowodów księgowych,

2)    stanowisko  ds.  działalności gospodarczej i funduszy unijnych za kompletną dokumentację aplikacyjną.

3.     Wszystkie dokumenty dotyczące dotowanego projektu umieszcza się w oddzielnym segregatorze, którego grzbiet opatrzony jest logo Unii Europejskiej oraz takimi danymi jak: symbol (numer) projektu, nazwa programu operacyjnego, jego priorytetu oraz nazwa funduszu, w ramach którego projekt został dofinansowany.

4.     Segregatory z dokumentami, o których mowa w pkt. 3   przechowywane są w zamkniętych szafach.

5.     Ogólne zasady i tryb przechowywania i archiwizacji w Urzędzie Gminy Kleszczewo  dokumentów związanych z  realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Kleszczewo określają dodatkowo przepisy  Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz  instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania  archiwów zakładowych.