z dnia 30 grudnia  2016 r.

w sprawie :  instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Kleszczewo.

Na podstawie art. 140 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r.); art. 25 Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (Dz. Urz. UE L 138 z 13.05.2014 r.); art. 15 rozporządzenia Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE(Dz. Urz. WE L 83 z 27.03.1999 ze zm.); art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 08 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( tekst jednolity Dz.U.  z 2016r.  poz. 5446 ze zmianami)  zarządzam,  co następuje:

§ 1

Ustala się  instrukcję przechowywania i archiwizowania dokumentacji – beneficjenta środków i podmiotu realizującego projekty współfinansowane ze środków Unii Europejskiej, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się merytorycznym komórkom organizacyjnym Urzędu Gminy Kleszczewo  tj. stanowisku pracy ds.  działalności gospodarczej i funduszy unijnych i  Skarbnikowi Gminy.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem  podpisania.

Załącznik do Zarządzenia   Nr 59/2016

Wójta Gminy z dnia   30 grudnia  2016 r.

                   INSTRUKCJA PRZECHOWYWANIA I ARCHIWIZOWANIA DOKUMENTACJI ZWIĄZANEJ Z REALIZACJĄ PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH PRZEZ

                                                                                                                                                GMINĘ KLESZCZEWO

1.            Dokumentacja związana z realizacją projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej jest przechowywana w siedzibie merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Kleszczewo przez okres trwałości projektu, a następnie po jego upływie przekazywana jest  do archiwum zakładowego.

2.            Okres przechowywania dokumentów związanych z realizacją  projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych w archiwum zakładowym wynosi   10 lat od daty zakończenia trwałości projektu. Termin ten może zostać wydłużony na wniosek instytucji zarządzającej programem.

3.      Do dokumentacji związanej ze  zrealizowanym projektem zaliczają się następujące dokumenty:

1)            Dokumentacja ogólna projektu:

a)            wnioski o dofinansowanie oraz umowy o dofinansowanie projektu, w  przypadku dokonywania zmian w umowie – aneksy umów,

b)            wnioski o płatność wraz z kompletem załączników,

c)              korespondencja dotycząca projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do Umowy o dofinansowanie oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań z kontroli, itp.

2)            Dokumentacja finansowo-księgowa projektu:

a)             dokumenty potwierdzające poniesione koszty (faktury, rachunki, listy płac, deklaracje ZUS, US, polecenia księgowania PK, potwierdzenie przelewu/wpłata gotówki, wyciągi z rachunku bankowego, itp.), 

b)            wydruki operacji gospodarczych z księgi rachunkowej dotyczące realizowanego projektu w przypadku Beneficjentów, który prowadzą pełną księgowość na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

c)             wydruki z ewidencji księgowej za okres realizacji projektu, z ewidencji środków trwałych oraz ewidencji środków niematerialnych i prawnych, (jeżeli w ramach projektu dokonywano zakupu środków trwałych i/lub wartości niematerialnych),

d)             wydruki z rejestrów VAT oraz deklaracje VAT za okres realizacji projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia - jeżeli VAT stanowił koszt kwalifikowany w ramach projektu,

e)             polityka rachunkowości, zakładowy plan kont,

f)             oryginał dokumentu potwierdzający zastosowany sposób księgowania   operacji projektu.

3)            Dokumentacja merytoryczna z projektu:

a)             dokumenty dotyczące inwestycji budowlanych: protokoły zdawczo- odbiorcze, dokumentacja budowlana, pozwolenia, protokoły odbioru i protokoły konieczności, dziennik budowy, kosztorysy inwestorskie,  kosztorysy powykonawcze decyzje administracyjne dot. realizowanych inwestycji, studium wykonalności, itp.,

b)            dokumenty, których  sporządzenie ujęte było w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowanych lub niekwalifikowanych: analizy,  dedykowana dokumentacja, opinie, pozwolenia, kosztorysy,  raporty z badań, itp.

c)              materiały promujące projekt.

4)            Dokumenty dotyczące prowadzonych postępowań przetargowych:

a)            wszystkie niezbędne dokumenty zgodne z wymogami ustawy Prawo Zamówień Publicznych, tj.: ogłoszenia o zamówieniu i udzieleniu zamówienia, dokument potwierdzający przekazanie ogłoszeń do dzienników i biuletynów publikacyjnych, korespondencja z wykonawcami, specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami, wszystkie złożone oferty, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, wszelka dokumentacja środków ochrony prawnej, zwrotne potwierdzenia odbioru,  z wykonawcą,

b)            dokumentacje związane z wyborem wykonawców usług, robót budowlanych, dostaw związanych z realizowanym projektem, a prowadzone poza ustawą Prawo Zamówień Publicznych, np. ogłoszenie o poszukiwaniu wykonawcy, cenniki ofertowe.

5)            Inne dokumenty dotyczące projektu:

a)              informacje z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, wystąpienia pokontrolne, zalecenia pokontrolne wraz dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości),

b)            zarządzenia w sprawie archiwizacji,

c)            korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji przedmiotowego projektu,

d)             sprawozdania sporządzane w okresie trwałości projektu i korespondencji z nimi związanej,

e)             inne dokumenty związane z realizacją projektu nie wymienione wyżej.

4.            Za przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków unijnych, w zależności od jej rodzaju, odpowiadają:

1)            Skarbnik Gminy  za oryginały dowodów księgowych,

2)            stanowisko  ds.  działalności gospodarczej i funduszy unijnych za kompletną dokumentację aplikacyjną.

5.            Wszystkie dokumenty dotyczące dotowanego projektu umieszcza się w oddzielnym segregatorze, którego grzbiet opatrzony jest logo Unii Europejskiej oraz takimi danymi jak: symbol (numer) projektu, nazwa programu operacyjnego, jego priorytetu oraz nazwa funduszu, w ramach którego projekt został dofinansowany.

6.            Segregatory z dokumentami, o których mowa w pkt. 3   przechowywane są w zamkniętych szafach.

7.            Ogólne zasady i tryb przechowywania i archiwizacji w Urzędzie Gminy Kleszczewo  dokumentów związanych z  realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Kleszczewo określają dodatkowo przepisy  Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz  instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania  archiwów zakładowych.