w sprawie:        wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 złotych netto.

Na podstawie art. 33 ust. 1, w związku art. 31 ustawy z dnia 8 marca
1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2022 r. poz. 559 ze zmianami)  zarządzam, co następuje:

§ 1

Wprowadza się w Urzędzie Gminy Kleszczewo regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 złotych netto zgodnie
z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom wykonującym czynności z zakresu zamówień publicznych.

§ 3

Traci moc Zarządzenie Nr 7/2021 Wójta Gminy Kleszczewo z dnia 08 stycznia 2021 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych
o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 złotych netto.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik

do Zarządzenia Nr 81/2022

Wójta Gminy Kleszczewo

z dnia 29 grudnia 2022 r.

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej  kwoty 130.000 złotych netto

§ 1

1.     Regulamin stosuje się do udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

2.     Regulamin został opracowany w celu zapewnienia jawności, przejrzystości, efektywności, oszczędności i terminowości w wydatkowaniu środków publicznych zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

3.     Regulamin określa zasady i procedury oraz obieg dokumentów związanych
z przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 zł netto.

§ 2

1.     Ramowe procedury udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 130.000 zł netto uregulowano w następującym układzie:

1)    zamówienia o wartości do 100.000 zł netto,

2)    zamówienia o wartości przekraczającej 100.000 zł netto do 130.000 zł netto.

2.     Do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 100.000 zł netto nie stosuje się postanowień niniejszego regulaminu.

§ 3

1.     Postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadza pracownik merytorycznie odpowiedzialny za jego realizację.

2.     Obowiązkiem pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za realizację zamówienia jest bezstronne oraz staranne przygotowanie i przeprowadzenie postępowania.

3.     Wymagania wobec Wykonawców ustala się biorąc pod uwagę, że dokonywanie wydatków musi następować w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Cena nie musi być jedynym kryterium oceny oferty.

4.     Pracownik przeprowadza rozeznanie rynku mające na celu ustalenie wartości przedmiotu zamówienia. Rozpoznanie rynku może być przeprowadzone na podstawie dotychczasowych umów z ostatnich 2 lat, telefonicznie lub pisemnie pocztą, faxem lub drogą elektroniczną.

5.     W celu wyboru Wykonawcy zamówienia o wartości od 100.000 zł netto do
130.000 zł netto, osoba prowadząca postępowanie występuje do potencjalnych Wykonawców z zapytaniem ofertowym w formie pisemnej.

1)   zapytania ofertowe oraz składane przez Wykonawców oferty mogą być przekazywane pocztą, faksem lub drogą elektroniczną (zapytania ofertowe należy kierować do co najmniej  trzech wykonawców),

2)   wykonawca przedstawia swoją ofertę w formie pisemnej,

3)   zapytania ofertowe i oferty załącza się do protokołu zamówienia.

6.     Wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 1 niniejszego regulaminu.

7.     Nie należy kierować zapytań ofertowych do wykonawców, którzy wcześniej wykonali zamówienie dla zamawiającego z nienależytą starannością
w szczególności:

1)    nie wykonali zamówienia w terminie umownym z przyczyn leżących po ich stronie,

2)    dostarczyli towary o niewłaściwej jakości,

3)    nie wywiązali się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi,

4)    wykonana usługa obarczona była wadą powodującą konieczność poniesienia dodatkowych nakładów finansowych lub prac przez zamawiającego.

8.     Zaproszenie do złożenia ofert może być również zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Urzędu Gminy Kleszczewo.

§ 4

1.     Zamówienia udziela się Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę.

2.     Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty.

3.     Za ofertę najkorzystniejszą uważa się ofertę  wybraną  według kryteriów  zawartych w zapytaniu ofertowym.

4.     Dla zamówień o wartości od 100.000 zł netto do 130.000 zł netto pracownik sporządza każdorazowo protokół z przeprowadzonego postępowania.

Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

5.     Protokół zamówienia wraz z załącznikami przedstawia się Wójtowi Gminy Kleszczewo w celu zatwierdzenia.

6.     Udzielenie zamówienia zatwierdza Wójt Gminy Kleszczewo.

7.     W przypadku zamówień o wartości od 100.000 zł netto do 130 000 zł netto,
z wybranym wykonawcą zawiera się umowę w formie pisemnej.

8.     Zobowiązanie finansowe może zostać podjęte po zabezpieczeniu na nie środków pieniężnych potwierdzonych przez Skarbnika Gminy na egzemplarzu zapytania ofertowego  będącego w dokumentacji pracownika.

9.     Za prawidłową realizację zamówienia odpowiada pracownik merytorycznie odpowiedzialny.

10.  Egzemplarz podpisanej umowy pracownik merytorycznie odpowiedzialny zobowiązany jest przekazać do Referatu Gospodarki Finansowej - stanowisko ds. księgowości budżetowej II, w celu wpisania do rejestru zamówień.

§ 5

Na pisemny wniosek osoby prowadzącej postępowanie, w szczególnie uzasadnionych przypadkach lub ze względu na szczególny charakter i rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych uzasadnione jest zlecenie realizacji zamówienia konkretnemu wykonawcy, Wójt Gminy Kleszczewo może wyrazić zgodę na odstępstwa od stosowania niniejszego regulaminu.

§ 6

Dla zamówień o wartości od 100.000 zł netto do 130.000 zł netto prowadzony jest  rejestr zamówień na stanowisku ds. księgowości budżetowej II w Referacie Gospodarki  Finansowej według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 

§ 7

Dokumentację z udzielonych zamówień przechowuje się przez okres zgodny
z instrukcją kancelaryjną.

Załącznik nr 1 do Regulaminu

udzielania zamówień publicznych
o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 zł netto

………………………………………….

               (pieczęć zamawiającego)

Znak sprawy:……………..

..............................................................

(wykonawca)

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Termin realizacji zamówienia …………………………………………………………………..

Kryterium oceny ofert – cena ...............................%

inne .......................................................................%.

Inne istotne warunki zamówienia przyszłej umowy określa załącznik do zapytania ofertowego.

Ofertę prosimy przesłać w terminie ………………………………………..…..…….  na adres:

Urząd Gminy Kleszczewo, 63-005 Kleszczewo ul. Poznańska 4, pocztą elektroniczną na adres (……………….......…@kleszczewo.pl) lub za pośrednictwem platformy ePUAP.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem (poczty elektronicznej/poczty tradycyjnej lub platformy ePUAP).

Dodatkowych informacji udziela …………………… pod numerem telefonu 61 8176 033 wew. ……….. oraz adresem email: ……………..…………..@kleszczewo.pl.

…………………………..                                                          …………………………..

                       (podpis skarbnika gminy)                                                                         (podpis kierownika jednostki)

Załącznik nr 2 do Regulaminu

udzielania zamówień publicznych
o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 zł netto

PROTOKÓŁ

z przeprowadzonego postępowania o udzielenie   

zamówienia o wartości od  100.000 zł netto do 130.000 zł netto

1. Opis przedmiotu zamówienia:

........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2. Wartość zamówienia oszacowano w dniu ............................................................. na kwotę    

     ..................................................................................................................................................

3.     W dniu ........................................................... zwrócono się do niżej wymienionych wykonawców z zapytaniem ofertowym:

4.     W dniu .............................................. zamieszczono ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Urzędu Gminy Kleszczewo.

5.     Uzyskano następujące oferty na realizację zamówienia (cena oraz inne istotne elementy ofert):

6. W wyniku analizy ofert przedmiotowe zamówienie udzielone zostanie:

....................................................................………………………………………………….

.................................................................................................................................................

za cenę ....................................................................................................................................

7. Uzasadnienie wyboru:

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

8. Postępowanie prowadził: .........................................................................................................

      ZATWIERDZAM

                          ………………………………..     

Załącznik nr 3 do Regulaminu

udzielania zamówień publicznych
o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 zł netto

REJESTR UDZIELONYCH ZAMÓWIEŃ

W …………. ROKU