Zarządzenie Nr 49/2004

Wójta Gminy Kleszczewo

z dnia 31.12.2004r.

 

 

w sprawie: instrukcji obiegu i kontroli dokumentów dotyczących realizacji Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego L Priorytet 3 Rozwój lokalny.

 

 

Na podstawie Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości DZ. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zmianami zarządza się co następuje:

 

§ 1

 

Wprowadza SIę instrukcję obsługi kontroli dokumentów dotyczących realizacji Zintegrowanego Programu operacyjnego Rozwoju Regionalnego - Priorytet 3 Rozwój lokalny, w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia

 

§2

 

Za wykonanie zarządzenia odpowiada Skarbnik Gminy oraz pracownicy wyszczególnieni w Zarządzeniu.

 

§ 3

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

 

 

 

Załącznik

Do Zarządzenie Nr 49/2004

Wójta Gminy Kleszczewo

z dnia 31.12.2004r.

 

 

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów dotyczących realizacji Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego - Priorytet 3 Rozwój lokalny.

 

1. Przygotowanie materiałów i sporządzenie wniosku o współfinansowanie inwestycji.

Za ustalenie całkowitego kosztu projektu inwestycji, właściwe zaliczenie wydatków do wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych oraz przygotowanie wniosku o dofinansowanie oraz złożenie w terminie kompletnego wniosku do Urzędu Marszałkowskiego odpowiedzialnym jest w referacie infrastruktury komunalnej i budownictwa, Podinspektor do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Leszek Bezler. Pracę nadzoruje i kontroluje Kierownik referatu infrastruktury komunalnej i budownictwa Barbara Błoch.

 

2. Ogłoszenie przetargu

Za przygotowanie materiałów do przetargu, ogłoszenie przetargu odpowiedzialny jest, Podinspektor do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Leszek Bezler. Pracę nadzoruje i kontroluje Kierownik referatu infrastruktury komunalnej i budownictwa Barbara Bloch.

Ocenę złożonych ofert przetargowych oraz sporządzeniem dokumentacji przetargowej odpowiedzialna jest komisja powołana oddzielnym Zarządzeniem przez Wójta Gminy.

 

3. Umowy

Po rozstrzygnięciu przetargu zawierana jest umowa z wykonawcą. Umowę podpisuje Wójt Gminy Bogdan Kemnitz, a Skarbnik Mirosława Nowak składa podpis stanowiący kontrasygnatę. Oryginał umowy pozostaje na stanowisku pracy Podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Leszka Bezlera osoby przygotowującej komplet dokumentów w referacie infrastruktury komunalnej i budownictwa.

Kserokopię umowy przekazuje się do Skarbnika Mirosławy Nowak.

Umowę dofinansowania ze środków Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego - Priorytet 3 Rozwój lokalny podpisuje Wójt Gminy Bogdan Kemnitz, oraz Skarbnik Mirosława Nowak.

 

4. Faktury lub inne równoważne dokumenty.

Przez równoważne dokumentu rozumie się: rachunek, polecenie wyjazdu służbowego, listę płac, zawiadomienie o wysokości naliczonych odsetek od pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska w Poznaniu, polecenie księgowania.

Przekazywane pocztą faktury, rachunki Wójt Gminy Bogdan Kemnitz kieruje do Skarbnika Mirosławy Nowak, dokumenty przekazywane są dalej do Leszka Bezlera Podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa, pracownika w referacie infrastruktury komunalnej i budownictwa, który przeprowadza wstępną kontrolę polegającą na kontroli faktury i sprawdzeniu poprawności załączonego do faktury protokołu (podpisanego przez wykonawcę, inspektora nadzoru oraz przedstawiciela Gminy Podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Leszka Bezlera. Protokół końcowy podpisuje również Wójt Gminy Bogdan Kemnitz).

Faktura przekazywana jest do sprawdzeniA zgodności zamówienia z ustawą prawo zamówień publicznych Zgodność potwierdza swoim podpisem Podinspektor do spraw obsługi rady i promocji gminy Marta Polak.

Komplet dokumentów przekazywany jest do księgowości na stanowisko Podinspektora do spraw księgowości budżetowej Moniki Karwowskiej-Stanickiej, który sprawdza dokumenty pod względem formalno - rachunkowym tj. kontroli polegającej na stwierdzeniu, czy dowód wystawiony został w odpowiedniej formie, czytelnie, starannie, trwałym pismem, czy zawiera wszystkie cechy, czy zgodny jest rachunkowo. Pracownik księgowości dekretuje dowód księgowy i przekazuje do sprawdzenia pod względem merytorycznym - polegającym na sprawdzeniu zasadności dokonanej operacji gospodarczej, do Sekretarza Gminy Genowefy Przepióra. Faktura przekazywana jest do Skarbnika Mirosławy Nowak celem sprawdzenia zgodności wydatku z planem budżetowym i zaakceptowaniu do wypłaty. Kontroli i Następnie fakturę kontroluje i akceptuje do wypłaty Wójta Gminy Bogdana Kemnitz lub jego Zastępca Genowefa Przepióra.

 

5. Regulowanie należności

Faktura lub inne równoważące dokumenty, na których złożone są wszystkie wymagane podpisy zostaje zapłacona przelewem lub w innej formie przewidzianej umową. Przelew podpisuje Wójt Gminy Bogdan Kemnitz lub jego Zastępca Genowefa Przepióra oraz Skarbnik Mirosława Nowak. Faktury lub inne równoważne dokumenty pozostają w księgowości.

 

6. Wniosek o środki.

Wniosek o środki z Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego przygotowuje Podinspektor do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Leszek Bezler, poprawność wniosku sprawdza Skarbnik Mirosława Nowak.

Kopia wniosku pozostaje na stanowisku pracy Podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Leszka Bezlera.

 

7. Przechowywanie dokumentów

Komplet dokumentów określonych w pkt. 1, 2, 3, 6 odpowiednio opisany przechowywany będzie w oddzielnych segregatorach w referacie infrastruktury komunalnej i budownictwa, na stanowisku Podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Leszka Bezlera.

Dokumenty przechowywane będą przez okres oznaczony w umowie o dofinansowanie zadania.

 

8. Pozostałe uregulowania.

Do podpisywania upoważnieni są:

1. Pism wychodzących dotyczących spraw z zakresu prowadzonych inwestycji Wójt Gminy Bogdan Kemnitz i jego zastępca Genowefa Przepióra.

2. Stwierdzenia za zgodność kserokopii z oryginałem Bezler Leszek Podinspektor do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa. Genowefa Przepióra - Sekretarz, Mirosława Nowak - Skarbnik

3. Wniosek o płatność Wójt Gminy Bogdan Kemnitz lub jego Zastępca Genowefa Przepióra i Skarbnik Mirosława Nowak lub inne osoby określone w umowie o dofinansowanie zadania.

4. Opisywanie faktur:

- wstępna kontrola zgodności załączonych załączników do faktury - Podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa - Leszka Bezlera

- pod względem ustawy prawo zamówień publicznych - Podinspektor do spraw obsługi rady i promocji gminy Marta Polak

- pod względem formalno - rachunkowym Podinspektora do spraw księgowości budżetowej Monika Karwowska-Stanicka

- pod względem merytorycznym - Sekretarz Genowefa Przepióra

- pod względem zgodności z planem budżetowym oraz zatwierdzenie do wypłaty Skarbnik Mirosława Nowak

- zatwierdzenie do wypłaty - Wójt Bogdan Kemnitz lub jego Zastępca Genowefa Przepióra

 

10. Zastępstwa

W razie nieobecności w pracy wymienionych wyżej osób w zastępstwie dokumenty sprawdzają i podpisują:

- Leszka Bezlera Podinspektora do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwaaKierownik referatu infrastruktury komunalnej i budownictwa Barbara Błoch.

- Marty Polak Podinspektora do spraw obsługi rady i promocji gminy - Leszek Bezler Podinspektor do spraw gospodarki przestrzennej i budownictwa

- Moniki Karwowskiej-Stanickiej Podinspektora do spraw księgowości budżetowej - Skarbnik Mirosława Nowak.

- Genowefy Przepióra Sekretarza Gminy - Wójt Gminy Bogdan Kemnitz

- Bogdana Kemnitz Wójta Gminy- Zastępca wójta Genowefa Przepióra